Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов являлось бы создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

Естественная унификация документов на протяжении развития государственности в России и шла этим путем. Создание системы государственных стандартов на документацию, проводившееся в условиях ведомственной разобщенности и недостаточной координирующей роли органов стандартизации, стало причиной, с одной стороны, явной дублетности нормативных положений, с другой — некоторой фрагментарности, неполноты нормативных требований по оформлению документов.

Требования к составу реквизитов и их оформлению

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4—84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца”, ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Эти нормативы устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Государственная система документационного обеспечения управления по самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности м организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях' без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации. А учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные реквизиты, установленные ГСДОУ.

Рассмотрение состава реквизитов и требований по их оформлению проводится в привязке к современным требованиям, уточненным в подготовленной Росархивом в 1993 г. на базе ГСДОУ Типовой инструкции по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Состав этих министерств не ограничен, им предоставлено право разрабатывать индивидуальные отраслевые нормативы, но не противоречащие названной выше типовой инструкции, так как оформленные с соблюдением всех требований реквизиты документов и правильно составленный текст не только придают документам юридическую силу, но свидетельствуют также о высокой деловой квалификации готовивших их специалистов и их общей культуре.