В таблице указаны затраты обращения приказов в течение года. А кроме этого на факультете служебные записки, отчеты, фирменные бланки, указания, постановления. Выходят различные документы - положение о магистратуре, положение о бакалавриате, положение о стипендиях, о рейтинг-контроле, устав универстьеьа. И на все эти документы требуется бумага и объем документооборота увеличивается.

Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие виды документов как: приказы, служебные записки, различные отчеты.

Если организовать движение документов по сети то затраты, которые будут приходиться на использование сети, составят:

- затраты на подключение и установку (но у всех подразделений сеть уже установлена и никаких затрат в связи с этим не предвидится);

- набор текста, сканирование и т.п. включены в заработную плату сотрудников университета;

- распечатка, при необходимости нахождения документа в подразделении;

- стоимость прикладной программы.

Возможны затраты с течением времени, в связи с устареванием оборудования морально и физически.

В последнее время особой популярностью пользуются автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота в университете, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причинам, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещения бумаг. Если университетская сеть будет использоваться для автоматизации документооборота, то возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация). Фирмами, занимающимися изготовлением пакетов прикладных программ, были разработаны программы: компания Action Technologies разработала пакет управления документооборотом Action Work Flow и Staff Ware.

С помощью Action Work Flow можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов, корреспондентов, назначить время работы, просмотреть статус работ (получено/прочитано/выполнено/ и т.д.). Вторая система Staff Ware работает по технологии “клиент-сервер”. Она поддерживает коллективную работу с множеством заданий, большого числа исполнителей, обеспечивает динамическое управление и контроль исполнения работ, совместимость с разными приложениями по Windows.

Наряду с информационным моделированием должно проводится и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота. Комбинация методов и средств офисной автоматизации обеспечивает комплексную автоматизацию управленческой деятельностью.