Все передачи зарегистрированных документов от одного исполнителя другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок передачи данной информации должен устанавливаться руководством организации. .

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в его рабочем досье (папке). На хранение "в дело" документ и все относящиеся к нему материалы должны направляться тогда, когда работа над документом завершена полностью и сотрудник считает его исполненным.

При передаче документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, — в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе документационного обеспечения управления, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни,

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

При регистрации подписанных документов должны проверяться: правильность их оформления, соответствие подписи лица, указанного в документе, идентичность копий подлиннику. Не подписанные копии заверяются сотрудником, регистрирующим документы. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновика, вариантов (и копировальной бумаги) с указанием даты и подписи должностного лица.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в делопроизводственную службу.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства, определения технологической оснащенности процессов работы с документами и анализа других аспектов, составления Табеля документов обязателен подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за год. Итоги доводятся до сведения руководства в устанавливаемой последним форме и с заданной периодичностью.