Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой документационного обеспечения. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Исполнение документов.

При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

— постановку документов на контроль;

— проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

— предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный контроль своевременности исполнения документов, а также контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого уровня осуществляет только делопроизводственная служба, то контроль второго уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и специального контрольного подразделения.

Контроль должен осуществляться путем регулярного отслаивания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения.

В организации должен составляться перечень документов, подлежащих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов, собственными распорядительными документами следует включать все документы, специфичные для организации и имеющие конкретные формы и сроки исполнения.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их поступления в организацию, а создаваемых — с момента доведения до исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).

При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например, согласно ГСДОУ:

· акт о наличии недостатков (рекламация) — составление не позднее 10 дней по получении продукции;

· жалобы на неправильные действия или распоряжения финорганов — рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;

· письма учреждений и организаций — к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

· протокол разногласий — составление и направление контрагенту в 10-дневный срок, рассмотрение контрагентом в 20-дневный срок;

· телеграммы, требующие срочного решения, — до 2 дней, остальные — в течение 10 дней.

Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке: