Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда [9], например:

· исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

· однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

· пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

· различные операции должны выполнятся параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

· учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

· должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например:

· когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;

· передача почтовых отправлении, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.